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Listas de tareas como base de la eficiencia

El uso de listas de tareas es el más común para conseguir ser más productivos. Nos evitará el estress y nos convertirá en personas más ordenadas y eficientes. ¿Pero sabemos usarlas con criterio? Aquí os dejo algunos tips de como deberían usarse correctamente las listas de tareas.

Debes realizar dos listas: una para las “tareas pendientes” y otra para las “tareas de hoy”.

  • Tareas pendientes: iremos añadiendo todas las tareas  y temas pendientes que nos vayan apareciendo. Absolutamente todas. Por ejemplo: ordenar armarios, rediseñar formularios de contacto, llevar al perro al veterinario, pintar el garaje… TODO. Es importante acostumbrarse a apuntarlo todo al momento, y tener la lista a mano. Progresivamente deberías ir vaciando esta lista. No es urgente ni prioritaria, pero proponte una o dos tareas de ellas a la semana.
  • Tareas de hoy: es la lista que elaboras con las tareas que debes realizar ese día. Tu misión es vaciar la lista y debes cumplirla a raja tabla. Se honesto con tus posibilidades y tu tiempo. Empieza con pocas tareas si no estás acostumbrado a hacerte un planning. Pero es importante que a lo largo de tu jornada termines con la lista en blanco y todo finiquitado.
  • Extra. Tareas diarias habituales: son las tareas que realizas diariamente. Las haces por costumbre u obligación pero estás tan acosumbrado a hacerlas que no hace falta apuntarlas ni que nadie te las recuerde. Cosas como hacer la compra, sacar al perro, ir al gimnasio o repasar las estadísticas de tu web.

La idea es que cada día te elabores tu lista de “tareas de hoy”. Podrás hacerlo a primera hora del día o a última para preparar el día siguiente. Yo te aconsejo hacerlo a primera hora, así cuando ya terminas tu jornada desconectas totalmente. Esta lista contendrá 6-8 tareas. En ellas no contamos las diarias habituales, pues debes saber combinarlas con criterio y repartir tu tiempo.

Es importante que cuando te centres y empieces una tarea no pares hasta que la termines. Tu meta es acabarla para poder borrarla de la lista. Y nunca hagas más de una tarea a la vez. Dejarías de ser totalmente productivo y en vez de una cosa bien harías dos regular o mal. Si durante una tarea te surge otra inesperada sólo deberás realizarla inmediatamente si es algo que te llevará muy muy poco tiempo (1-5 mins.). Así te la quitarás de encima de inmediato y evitarás tener que añadirla a la lista. Limitarás únicamente la interrupción de lo que estabas haciendo a estas “minitareas” que te llevarán poco tiempo. Minitareas del tipo reenviar un email, contestar un sms o una llamada, etc.

Cumpliendo pequeños objetivos alcanzaremos metas mayores. Nuestra gran meta es terminar las “tareas de hoy” y nuestros pequeños objetivos y que tenemos que llevar a cabo paso a paso y uno a uno són cada una de las tareas apuntadas en esa lista.

Algunos tienen la idea equivocada de que hacerse una lista de tareas les cohibe la improvisación y libertad, y piensan que están atados a ella. No, ni mucho menos. Tu eres dueño de tus actos y puedes elegir saltarte alguna tarea, cambiarla de horario o aplazarla a otro día. Será la acción que decides realizar sobre esa tarea en ese día. Usar listas de tareas te ayuda a disciplinarte, a ser más eficiente y llevar un mejor orden de tus haceres pendientes. Ya nunca quedarás mal por un olvido o despiste, ni te comerá el tiempo por una mala organización. Por lo que conseguirás vivir sin estrés.

Consejos para el uso de listas de tareas:

  1. Debes anotar inmediatamente las tareas según vayan surgiendo.
  2. Sólo debes interrumpir tus haceres con tareas inesperadas si te van a llevar un muy poco periodo de tiempo (1-5 mins.).
  3. Es importantísimo que el medio que elijas para anotar tus tareas lo lleves siempre contigo. Agenda, bloc, app en smartphone, etc.
  4. Es importante que tu medio donde escribas las tareas sea práctico y sencillo y que no incite a la pereza de anotar.
  5. Debes ser honesto contigo mismo y planificarte el número de tareas que creas que vas a poder llevar a cabo durante la jornada. Mejor quedarse corto que pasarse en el número para evitar el estrés o una mala ejecución en ellas.

Algunas App para el uso de listas de tareas:

La realidad es que hoy en día gran parte de la la gente tiene un smartphone que lleva consigo siempre a todas horas. Por lo que a priori parece lo más practico para apuntarnos nuestras tareas y evitar tener que llevar una agenda de papel u otro medio o dispositivo aparte.

Os dejo un par de apliaciones para smartphone que he probado y se adaptan perfectamente a lo que necesitamos.

  • Wunderlist: Gratis en Appstore. En español. Muy completa y fácil de usar. Podemos programar avisos y crear más de una lista. Multicanal y multiusuario. Se guarda en la nube.
  • Clear: 1.59€ en Appstore. En inglés. Destaca por su minimalismo y simplicidad. No tiene funciones de avisos. Pero es más rápido de usar, agregar tareas y consultar.

Os invito a participar y comentar otras apliaciones u otros medios para listas de tareas.

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